Accuna BI-ohjelmisto toi SantaParkin taloustonttujen työhön helppoutta ja selkeyttä

 

SantaPark Arctic World on rovaniemeläinen perheyritys, joka tarjoaa asiakkailleen unohtumattomia elämyksiä, jotka ovat täynnä joulun taikaa. SantaPark-konsernilla on käytössään Accuna BI-ohjelmisto, jolla hoituu koko konsernin raportointi, budjetointi ja kassavirtaennustaminen. Ohjelmistoa käyttävät niin päälliköt, hotellin johto kuin talouspäällikkö. Ohjelmiston käyttöönotto toteutettiin yhdessä Talgrafin kanssa, joka vastaa nyt myös sen ylläpidosta.

Suoraan Napapiiriltä, Rovaniemen kaupungin Syväsenvaaran rinteiltä löytyy yhden maailman mukavimman miehen, Joulupukin, kotiluola. SantaPark on monialainen konserni, jonka päätoimialat ovat majoitus- ja ravitsemustoiminta sekä elämyspalvelut, joita tuotetaan sekä kotimaisille että kansainvälisille vierailijoille.

– Yksi arvoistamme on sisäinen tonttuus. Se tarkoittaa sitä, että teemme töitä pilke silmäkulmassa ja hyväntuulisena. Yritämme saada asiakkaan tuntemaan olonsa mahdollisimman ihanaksi täällä ollessaan. Sisäisen tonttuuden lisäksi meille tärkeitä arvoja ovat muun muassa autenttisuus ja paikallisuus. Välitämme ja huolehdimme toisistamme sekä haluamme, että hyvä fiiliksemme välittyy läpi koko organisaation, kertoo SantaParkin talous- ja henkilöstöpäällikkö Arja Hemmi.

Luotettava, nopea ja joustava ratkaisu kiireisiin sesonkeihin

Konsernin taloushallinto tehdään talon sisällä, mikä tarkoittaa sitä, että itse hoidetaan niin kirjanpito, laskutukset, reskontrat kuin palkkahallintokin. Aikaisemmin SantaParkin taloustontut pitivät budjeteista ja kassaennusteista kirjaa perinteisessä Excelissä. Haasteeksi muodostui se, että tietoa ja esimerkiksi budjettien eri versioita alkoi olla hieman siellä täällä, eikä oikein mistään saanut enää selkeää kokonaiskuvaa. Nyt SantaParkin käytössä on Talgrafin Accuna BI-ohjelmisto, jolla hoituu kaikki raportoinnista budjetointiin ja kassavirtaennusteiden tekemiseen.

– Aiemmin meillä ei ollut sellaista kunnollista raportointiohjelmaa, jota päälliköt voisivat käyttää ja jonka avulla voisimme budjetoida kunnolla. Meillä on aika haasteellinen toimintaympäristö sen suhteen, että yrityksiä on useampia ja kustannuspaikkoja monta. Vuosittainen liikevaihtomme on noin 10 miljoonaa ja tarvitsemme siten todella hyvän, nopean ja joustavan ohjelmiston, Hemmi summaa.

– Talgraf on tuonut käyttöömme hyvän ohjelmistokokonaisuuden, joka tukee operatiivista toimintaamme ja kassanhallintaamme, ja on siten olennainen osa liiketoimintaamme, jatkaa konserniin kuuluvan Arctic TreeHouse Hotelin hotellinjohtaja Kenneth Tuomi.

SantaPark Arja Hemmi ja Kenneth Tuomi - Talgraf ja Accuna bi-ohjelmisto Kokemuksia.

Kuvassa SantaParkin talous- ja henkilöstöpäällikkö Arja Hemmi sekä Arctic TreeHouse Hotelin hotellinjohtaja Kenneth Tuomi.

Ei enää Excel-hässäkkää

Ohjelmistoa voivat käyttää esimerkiksi kaikki päälliköt oman kustannuspaikkansa mukaisesti. Käyttö- ja katseluoikeuksia on rajattu hieman sen mukaan, mitä tehtäviä kellekin kuuluu ja missä toimipaikassa kukin toimii.

– Nyt budjettien viimeisimmät versiot päivittyvät aina Accunaan. Saamme aina suoraan tiedon myös siitä, kun uutta dataa siirtyy. Pystymme seuraamaan tilannetta päivittäin kassan näkökulmasta ja toisaalta katsomaan hallitusti myös vaikka viiden vuoden päähän. Esimerkiksi päällikkönä pystyt ylläpitämään oman toimipaikkasi budjettia ja tekemään myös kaikki siihen liittyvät raportit, Hemmi selventää.

– Enää meillä ei ole sitä Excel-hässäkää, hän naurahtaa.

Kaivattua selkeyttä ja helppoutta

Talgraf saa erityistä kiitosta siitä, kuinka hyvin ja nopeasti esimerkiksi tukipalvelut ovat toimineet. Koska SantaParkin toiminta on hyvin sesonkipainotteista ja siten kiireistä, on kaikkien tärkeiden taustajärjestelmien toimittava saumattomasti ja vakaasti tilanteessa kuin tilanteessa.

– Käyttöönotto ja tukipalvelut ovat olleet kyllä hyvin ammattitaitoisesti toteutettuja. Rautalangasta ei ole tarvinnut vääntää, vaan siellä on kyllä ymmärretty se kokonaisuus, mistä olemme lähteneet liikenteeseen, Hemmi hymyilee.

– Sellainen tietty selkeys ja raportoinnin monipuolisuus ovat olleet meille tärkeitä asioita. Toinen iso muutos on ollut tietysti myös budjetoinnin helpottuminen, Tuomi kiteyttää.