Yli kymmenen vuotta luotettavaa taloustietoa – Accuna on tärkeä osa Lappeenrannan Energian päätöksentekoa

Lappeenrannan Energian konsernissa talousjohtaja Hanna Hyyrynen vastaa neljän yhtiön taloudesta, rahoituksesta ja hallinnosta yhdessä seitsenhenkisen tiiminsä kanssa. Taloushallinnon tarpeet ovat muuttuneet vuosien varrella, mutta yksi asia on pysynyt samana. Accuna on ollut osa konsernin taloushallintoa vuodesta 2013 lähtien.

Yhteistyö sai alkunsa, kun konsernissa otettiin käyttöön uusi toiminnanohjausjärjestelmä. Sen tuottama kirjanpitotieto oli tarkkaa, mutta talousjohdon tarpeisiin raportointi ja budjetointi eivät taipuneet riittävästi. Accunasta löytyi ratkaisu molempiin, ja vuosien aikana sen rooli on kasvanut merkittäväksi osaksi konsernin talousjohtamista.

Kirjanpidon luvut piti saada palvelemaan johdon raportointia ja päätöksentekoa

Uusittu toiminnanohjausjärjestelmä tuotti kyllä tarvittavan kirjanpitodatan, mutta etenkin tietoihin porautumisen puuttuminen ja johdon raportoinnin hankaluus teki tiedon hyödyntämisestä päätöksenteossa vaikeaa.

Myös budjetointi aiheutti haasteita. Järjestelmässä budjetointi perustui vientityyppiseen ratkaisuun tuloslaskelmapohjaisen sijaan. Sen käyttöön olisi pitänyt perehdyttää parikymmentä henkilöä, mikä olisi ollut liian työlästä.

– Ne olivat oikeastaan ne kaksi tärkeintä seikkaa, joiden takia Accunan hankinta koettiin tarpeelliseksi: raportoinnin ja budjetoinnin kehittäminen, Hyyrynen tiivistää lähtötilanteen.

Accunan käyttöönotto ratkaisi lopulta molemmat haasteet. Sittemmin taloushallinnolla on ollut käytössään raportointiin ja budjetointiin suunniteltu konsernitasoinen työkalu, jota voidaan hyödyntää eri käyttäjäryhmien tarpeisiin.

Kuvassa Lappeenrannan Energian konsernin talousjohtaja Hanna Hyyrynen.

Nopea ja luotettava taloustieto – siellä, missä sitä tarvitaan

Taloushallinnon näkökulmasta olennaista on, että tieto pysyy helposti saatavilla ja on vertailtavissa. Yksittäisen luvun taustaa ei tarvitse lähteä selvittämään erillisestä Excel-tiedostosta, vaan tarvittava tieto löytyy samasta kokonaisuudesta.

Accunassa käyttäjät voivat porautua luvuista yksittäisiin tapahtumiin ja selvittää helposti esimerkiksi, mistä kulurivi muodostuu ja keneltä laskut ovat tulleet. Tällä on merkitystä erityisesti silloin, kun lukuja halutaan ymmärtää eikä vain tarkastella. Toteumaa voidaan verrata budjettiin, poikkeamien syitä selvittää ja muutoksiin reagoida nopeasti. Energiayhtiössä esimerkiksi ulkolämpötila vaikuttaa merkittävästi liiketoiminnan tulokseen, joten talouslukujen taustalle pääseminen ja syiden löytäminen on tärkeää.

– Accuna mahdollistaa talousjohdolle nopean ja luotettavan tiedon saannin. Luotettava taloustieto ja esimerkiksi poikkeamien syiden löytäminen on hyvin olennaista, Hyyrynen painottaa.

Käyttäjähallinnan määrityksillä saadaan kätevästi rajattua oikeudet ja näkymät kullekin käyttäjälle tarpeiden mukaan. Raportteja voi olla suuri määrä ja kymmeniin käyttäjiin mahtuu erilaisia tarpeita, jolloin kullekin käyttäjälle olennaiset näkymät helpottavat arkea.

– Sen sijaan, että selvityksiä tehtäisiin erillisillä Excel-tiedostoilla tai pyydettäisiin taloushallinnolta lisäraportteja, käyttäjät osaavat hakea Accunassa tarvitsemansa tiedot itse, Hyyrynen lisää.

Lisäksi Accunalla voidaan erikseen jakaa raportteja suoraan ohjelmasta muillekin niitä tarvitseville sidosryhmille, kuten hallitukselle.

Kymmenien käyttäjien budjetointi luonnistuu myös taloushallinnon ulkopuolella

Konsernin budjetointi tehdään kokonaan Accunassa, ja prosessiin osallistuu tällä hetkellä noin 35 henkilöä. Käyttäjäkuntaan kuuluu myös henkilöitä, jotka eivät ole taloushallinnon ammattilaisia eivätkä käytä järjestelmää päivittäisessä työssään.

Helppokäyttöisyys onkin ollut tärkeä tekijä siinä, että budjetointikin on saatu toimimaan laajalla käyttäjäjoukolla ilman raskasta perehdytystä ja valvontaa. Yksi Accunan etu on mahdollisuus määritellä erittäin tarkasti, mitä kukin käyttäjä voi budjetoida.

Joustavat dimensiot mahdollistavat taloustiedon monipuolisen analysoinnin

Hyyrysen mukaan Accunan tärkeimpiä yksittäisiä ominaisuuksia ovat joustavasti hyödynnettävät laskentatunnisteet eli dimensiot. Niiden avulla samaa tietomassaa voidaan tarkastella ja suodattaa eri näkökulmista kulloisenkin tarpeen mukaan.

Tämä on tärkeää etenkin silloin, kun taloustietoa halutaan tarkastella useamman dimension kautta. Jäykemmässä kirjanpitojärjestelmässä vastaava tarkastelu voi olla huomattavasti hankalampaa.

– Vuosien varrella meille on kaupattu erilaisia tuotteita, mutta yleensä ne kompastuvat viimeistään siihen, ettei dimensiokarttaa pysty pyörittelemään sulavasti, Hyyrynen avaa.

Konsernin luvut näkyvät nopeasti ja virheet löytyvät ajoissa

Accuna helpottaa myös konsernitilinpäätöksen muodostamista. Aiemmin konsernieliminointeja seurattiin suuressa Excel-taulukossa, jota ylläpiti yksi henkilö. Nyt kokonaisuutta voi kukin tarkastella reaaliaikaisesti Accunassa ja poikkeamat havaita nopeasti.

Taloushallinto näkee, minkä suuruisia poikkeamia luvuissa on ja mistä ne johtuvat. Näin merkittävät virheet saadaan kiinni ennen varsinaiseen kirjanpitojärjestelmään vietävää konserniajoa.

Accuna auttaa samalla hahmottamaan konsernin eri yhtiöiden välisiä osuuksia. Esimerkiksi lämpöliiketoiminnan kokonaisuudessa voidaan tarkastella, mikä on kunkin yhtiön osuus.

Saumattomasti mukana järjestelmävaihdoksissa – ratkaisu ja kumppanuus, joka kestää aikaa

Lappeenrannan Energia on käyttänyt Accunaa yhtäjaksoisesti vuodesta 2013 lähtien. Toiminnanohjausjärjestelmä on ehtinyt vaihtua uudempaan vuonna 2021, mutta Accunasta ei luovuttu. Accuna on joustava myös järjestelmävaihdoksissa, sillä se säilyttää historiatiedot.

Ratkaisun pitkä käyttöikä kertoo ennen kaikkea siitä, että se on vastannut taloushallinnon tarpeisiin myös toimintaympäristön muuttuessa. Myös konsernin omistaja, Lappeenrannan kaupunki, on ottanut Accunan käyttöön ja hyödyntää sitä konsernin tietojen yhdistämiseen omassa raportoinnissaan.

– Accuna toimii niin mutkattomasti ja luotettavasti, ja tiedon käsittely ja porautuminen on niin helppoa, että sen kanssa on ollut hyvä toimia, Hyyrynen kiteyttää.

Yhteistyössä valtava merkitys on ollut myös Talgrafin asiakaspalvelulla. Hyyrysen mukaan heidän haasteisiinsa on aina löytynyt ratkaisu nopeasti ja ilman lisäkuluja.

– Tällaisissa järjestelmähankinnoissa tärkeää ei ole pelkästään ohjelmisto vaan myös taustalla oleva kumppani. Talgraf on hyvin helposti lähestyttävä kumppani ja apua on saanut aina. Heillä on asiakaspalvelu, jossa pienintäkään pyyntöä ei unohdeta, Hyyrynen kiittelee.